Ajans Değiştirirken Hesaplarınızı Nasıl Devralırsınız? Erişim ve Sahiplik Kontrol Listesi

Devraldığımız hesaplarda en sık karşılaştığımız tablo şu: marka üç yıldır dijitalde çalışıyor, ama alan adı eski ajansın kurucusunun kişisel hesabında, reklam hesabı ajansın işletme yöneticisine bağlı, Analytics mülkü kapanmış, sitenin kaynak dosyaları ise kimsede yok. Marka bu noktada "ajans değiştiriyor" sanıyor; gerçekte sıfırdan başlıyor. Bu yazı, o noktaya gelmemek için yazıldı: hangi varlıkların kimin üzerinde olması gerektiğini, devrin doğru sırasını, en sık yapılan hataları ve yeni ajansla ilk 30 günün nasıl kurulacağını anlatıyoruz.

Asıl soru "ajans iyi mi" değil: hesap kimin?

Kısa cevap: bütün dijital varlıklar işletmenin kendi hesapları üzerine kurulur; ajansa yalnızca yetki verilir. Bu tek kural, ajans değişimini haftalarca süren bir kayıptan birkaç saatlik bir işleme dönüştürüyor.

Ayrımı netleştirmek gerekirse: sahiplik, varlığın kimin hesabında oluşturulduğudur; erişim ise o varlıkta kimin çalışabildiğidir. Ajans erişim alır, sahiplik almaz. Bugün iyi çalıştığınız bir ajansla da bu ayrımı kurmak, ilişkinin güvenini zedelemez — aksine profesyonelliğin göstergesidir.

Sahadan not: ajans seçerken sorulacak ilk üç sorudan biri her zaman şu olmalı — "Açacağınız hesaplar kimin üzerine kayıtlı olacak ve ayrılırsak devir nasıl işleyecek?" Bu soruya net cevap veremeyen bir ajansla çalışmanın maliyeti, sözleşme bitiminde ortaya çıkıyor.

Ajans seçiminin bütün çerçevesini ajans nasıl seçilir yazımızda ele aldık.

Devralınması gereken 11 varlık

Aşağıdaki liste, bir devir görüşmesinde masaya konulacak kontrol listesidir. Hiçbiri atlanmamalı — en çok unutulanlar genellikle en kritik olanlar.

Bu listenin en çok atlanan maddesi sonuncusu: çekim arşivi. Yıllarca üretilmiş fotoğraf ve videoların ham dosyaları, yayınlanan içerikten çok daha değerlidir; devirde açıkça istenmezse çoğu zaman gelmez.

Devir sırası: hangi adım önce?

Sıra önemlidir. Yanlış sırayla yürütülen devirlerde reklam durur, site kapanır veya hesap geçici olarak erişilemez hale gelir.

1. Envanter çıkarın. Yukarıdaki tabloyu doldurun: hangi varlık nerede, kimin üzerinde, faturası kime kesiliyor?
2. Yazılı bildirim yapın. Sözleşmedeki fesih ve devir maddelerine göre, devir talebini ve takvimini yazılı olarak iletin.
3. Önce yedek alın. Site yedeği, içerik arşivi, reklam raporları ve geçmiş performans verisi — erişim kesilmeden önce.
4. Alan adı ve hosting ile başlayın. En riskli kalem budur; süresi dolan bir alan adı, geri alınması aylar süren bir kayba dönüşebilir.
5. Ardından reklam ve ölçümleme varlıklarını devredin. Reklam hesabı devri sırasında kampanyaları kapatmayın; duraklatma yeterlidir.
6. Sosyal medya erişimlerini yeniden düzenleyin. Yeni yöneticiyi ekleyin, eski erişimleri kaldırın, kurtarma e-postası ve telefon numarasını işletmenin bilgileriyle güncelleyin.
7. İki faktörlü doğrulamayı işletmeye taşıyın. Doğrulama kodları ayrılan personelin telefonuna gidiyorsa, devir tamamlanmış sayılmaz.
8. Kapanış tutanağı yapın. Hangi varlığın hangi tarihte devredildiği yazılı kayda geçsin; eksik kalan kalemler listelensin.

En sık yapılan beş hata

Bu hataların tamamını sahada, devraldığımız hesaplarda gördük. Hepsi geri dönüşü zor ya da maliyetli.

• Hesabı kapatıp yenisini açmak: takipçi, geçmiş içerik ve en önemlisi reklam hesabının öğrenme geçmişi sıfırlanır. Neredeyse hiçbir durumda doğru karar değildir.
• Şifre paylaşarak devir yapmak: devir, rol ve yetki devriyle yapılır. Şifre paylaşımı hem güvenlik açığıdır hem de kimin ne yaptığını izlenemez kılar.
• Alan adını ajans adına kaydettirmek: yıllar sonra markanın adını taşıyan alan adı üzerinde söz hakkınız olmadığını fark etmek, en pahalı sürprizdir.
• Reklam hesabını kapatmak: yeni hesapla başlamak, platformun kitle ve dönüşüm öğrenmesini sıfırlar; ilk haftalarda maliyetler belirgin biçimde yükselir.
• Yedek almadan erişimi kesmek: rapor geçmişi, içerik arşivi ve site yedeği alınmadan kapatılan erişim, geri gelmiyor.

Devir sırasında en sık duyduğumuz cümle: "Zaten çalışmıyordu, sıfırdan başlayalım." Çoğu durumda çalışmayan şey hesap değil, yürütülen işti. Hesabın geçmişi bir varlıktır; kurulum yanlışsa düzeltilir, ama geçmiş yeniden üretilemez.

Yeni ajansla ilk 30 gün

Devir teknik bir işlem; asıl fark ilk aydaki çalışma düzeninde ortaya çıkıyor. Yeni bir partnerle başladığımızda ilk 30 günü şu sırayla kuruyoruz.

1. 1. hafta — denetim. Mevcut hesapların, sitenin, reklam yapısının ve geçmiş performansın incelenmesi; teknik eksiklerin listelenmesi.
2. 2. hafta — ölçüm altyapısı. Analytics, olay ve dönüşüm tanımları, raporlama düzeni. Ölçüm kurulmadan üretilen içeriğin etkisi bilinemez.
3. 3. hafta — içerik yönü ve takvim. Konumlandırma, konu havuzu, çekim planı ve yayın takvimi netleşir.
4. 4. hafta — üretim ve ilk rapor. İlk içerikler yayına girer, ilk ölçüm raporu paylaşılır ve varsa kampanya yapısı yeniden kurulur.

İlk ayda hızlı sonuç beklentisi kurmak yerine, ölçülebilir bir başlangıç noktası oluşturmak daha doğru. Raporun nasıl okunacağını sosyal medya raporu rehberimizde, ölçüm altyapısını ise GA4 ve dönüşüm takibi yazımızda anlattık.